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Eine Übersicht über aktuelle Redaktionswerkzeuge
Online-Publishing als Basis der Unternehmenskommunikation
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Während die Veröffentlichung von Inhalten auf einer Webseite noch vor zwei, drei Jahren technische Kenntnisse und ein mittleres bis großes Budget verlangte, gibt es mittlerweile immer mehr Software-Lösungen, die diese Arbeit extrem vereinfachen und die Kosten sinken lassen.
Warum das relevant ist? Mit wachsender Bandbreite ist absehbar, dass die Bedeutung des Mediums Internet weiter anwachsen wird. Gerade hier bieten sich viele Chancen und Möglichkeiten, „einfache” und wirkungsvolle Angebote für unterschiedliche Interessen- und Käufergruppen zu entwickeln.
Einzige Einschränkung: Angesichts der vielen unterschiedlichen Lösungen kann man schon bei der Auswahl der Publishing-Software Fehler machen, die aus einem sinnvollen Projekt einen mittleren Alptraum mit geringem Erfolg und dennoch hohen Kosten werden lassen.
Vor der Auswahl einer technischen Lösung gilt es daher, das Ziel zu definieren. Was soll konkret erreicht werden? Sollen interne Prozesse bei der Pflege vorhandener Inhalte einfacher werden? Sollen neue Zielgruppen erreicht werden? Die Software ist in allen Fällen nur das Werkzeug, mit dem man jeweils unterschiedliche Lösungen herstellen kann. Noch heute lassen sich viele Unternehmen bei der Auswahl von technischer Komplexität beeindrucken, was später bei der Umsetzung fast immer für Schwierigkeiten, nicht aber für Vortrieb sorgt.
In diesem Übersichtsartikel stellen wir daher eine Reihe recht unterschiedlicher Lösungen vor. Ziel ist es, kurz und knapp verschiedene Ansätze darzustellen und so die Auswahl zu erleichtern.
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Weblogs: So einfach wie drucken
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Kurzinfo: Weblogs sind einfache, dennoch leistungsfähige Redaktions-Systeme, die mittlerweile von vielen Millionen Menschen für die Publikation von Inhalten benutzt werden.
Diese „Community” reagiert häufig allergisch auf platte Werbe- und Public Relation-Inhalte. Dennoch sollten Unternehmen prüfen, ob ein Weblog sinnvoll ist, zum Beispiel als eine Möglichkeit der Fakten- und Nutzwert-Kommunikation für ganz bestimmte Zielgruppen - im Sinne einer Bündelung von Informationen, die sich mit Weblogs sehr rasch und zu sehr geringen Kosten realisieren lässt. Ein anderes, bisher kaum genutztes Potenzial liegt in der Bereitstellung von Informationen für die eigenen Mitarbeiter, die so besser und schneller über Themen informiert werden könnten. Hier kann z.B. ein Passwort vorgeschaltet werden, um so eine breite Veröffentlichung zu vermeiden.
Selbst wenn Sie noch nie in ihrem Leben einen Text im Internet publiziert haben und bei gängigen Problemen mit dem PC auf ihrem Schreibtisch lieber die IT-Abteilung anrufen - einen Weblog einrichten kann heute jeder. Eine Vielzahl unterschiedlicher Anbieter hat dafür gesorgt, dass die Einrichtung eines solchen Mini-Publikationssystems heute keine fünf Minuten dauert.
Zum Verständnis: Gedacht sind solche Weblogs als eine Art Online-Tagebuch, in dem man relevante Informationen, persönliche Beobachtungen oder Kommentare zum Zeitgeschehen sammeln kann. Das Ordnungsprinzip basiert auf Tageseinträgen, die chronologisch geordnet werden - daher der Bezug zu Tagebüchern. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig, die Zahl der bereits laufenden Weblogs geht in die Millionen.
Neben privaten Nutzern entdecken auch immer mehr Unternehmen diese Form der Kommunikation als eine neue Chance. Die Palette der Einsatzzwecke aus Unternehmenssicht ist so vielfältig wie die der unterschiedlichen Interessen - sie reicht von einer reinen Fakten- und Informationssammlung bis zu regelmäßigen Beiträgen durch Top-Manager großer Unternehmen.
In einem Bereich sollte man allerdings vorsichtig sein: Die Blogger-Gemeinde reagiert allergisch auf offensichtliche Werbung oder Publicity und verdeckte Einflussnahme. Gefragt sind Meinungsfreude, Dialog, Diskussion und Diskurs. Wer jedoch allein auf Werbung in eigener Sache abzielt, zieht rasch den Zorn der Schreib- und Lese-Gemeinde auf sich.
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Ein Beispiel dafür, wie einfach die Einrichtung eines solchen Online-Tagebuchs ist, findet sich zum Beispiel auf den jetzt auch ins deutsche übersetzten Seiten bei blogger.com. Dieses Angebot, erdacht vom US-Unternehmen Pyralabs, war eines der ersten am Markt und wurde mittlerweile von Google übernommen. Bei blogger.com kann man kostenlos ein eigenes Weblog einrichten.
In drei bis vier Schritten ist ein eigener Mini-Auftritt erstellt und kann mit Einträgen gefüllt werden. Einschränkungen gibt es selbstverständlich auch. Wer nicht selbst über Grafik- und Programmierwissen verfügt, muss sich mit vorgefertigten Layouts zufrieden geben. Gedacht sind diese Tagebücher zudem vor allem für private Themen und Kommentare. Die Grenzen zum Journalismus sind allerdings fließend, in den USA betreiben eine ganze Reihe von Autoren teils werbefinanzierte Blogs zu einer Myriade verschiedener Themen. Der Einsatz für Marketing- und PR-Zwecke wird von manchen als großes Potenzial beschrieben, in der Blog-Szene allerdings sehr kritisch gesehen.
Wer eine solche Webseite für Unternehmenszwecke einrichten will, muss sich nur am Rande mit Technik und Set-Up beschäftigen, wesentlich ist ein inhaltliches Konzept, das für eine bestimmte Leserschaft Nutzwert bietet.
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Contribute 3.0: Da kann man nichts falsch machen
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Kurzinfo: Diese Software ist hilfreich, wenn ein Unternehmen viele statische Seiten im Internet unterhält und bisher viel Geld für Aktualisierungen ausgeben muss. Die kostengünstige Software von Macromedia ermöglicht Zugriff auf solche Seiten und macht Korrekturen oder Änderungen sehr leicht.
Das Programm Contribute 3.0 des amerikanischen Softwareherstellers Macromedia ist ein nützliches Werkzeug, wenn es darum geht, statische Webseiten zu aktualisieren, die in einem bestimmten Layout im Web publiziert wurden.
Nach einmaliger Einrichtung und Zugriff auf den Server, auf dem die Text- und Grafik-Dateien liegen, können selbst Nicht-Programmierer die Webseite aus dem Internet herunterladen und dann auf sehr einfache Art und Weise bearbeiten.
Gedacht ist die Software für Abteilungen in Unternehmen, kleinere Unternehmen und Freiberufler, die eigene Webseiten bei Bedarf selbst aktualisieren wollen und dazu nicht bei jeder Änderung eine Agentur oder einen Programmierer einsetzen wollen. Die Nutzung des Programms erklärt sich fast von selbst, der Schulungsaufwand ist selbst bei Computer-Laien minimal.
Schon die erste Version des Programms wurde allgemein sehr positiv bewertet, mit den Versionen 2.0 und aktuell 3.0 wurden Bedienung und Funktionsumfang noch einmal erweitert. Ein großes Plus: Das Programm lässt sich so einstellen, dass Änderungen auch wieder zurückgenommen werden können. Dadurch können IT-Profis oder Administratoren bei Fehlern den alten Zustand wieder herstellen.
Contribute 3.0 eignet sich vor allem für den Einsatz von 50 bis 100 Seiten, die nur gelegentlich aktualisiert werden. Hier kann Contribute 3.0 die Investition in ein größeres Redaktionssystem ersparen. Bei der aktuellen Version wurden die Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung und Prüfung von Webdokumenten noch einmal erweitert.
Eine neue Funktion sind zum Beispiel automatische Erinnerungs-Mails, die versendet werden, wenn ein bestimmtes Datum überschritten wurde und Ankündigungstexte auf der Webseite aktualisiert werden müssen.
Selbst Unternehmen, die für bestimmte Bereiche ihres Webauftritts bereits Redaktionssysteme und Datenbanken einsetzen, können das Programm nutzen, um Standard-Seiten auf einfache Art und Weise zu ändern. Die für manche Anforderungen bereits ausreichende Version 2.0 kostet im Online-Versand rund 150 Euro, die Version Contribute 3.0 mit einem nochmals erweiterten Funktionsumfang kostet beim Hersteller rund 180 Euro. Für große Unternehmen sind Mehrfachlizenzen sinnvoll, die dann bei Preisen von rund 800 Euro liegen.
Ein Tipp: Wer sich auf Basis dieser kurzen Beschreibung nicht vorstellen kann, wie solche Programme funktionieren, kann die Online-Demos auf den Seiten des Herstellers benutzen. Dort wird in Form visuell ansprechender Präsentationen erklärt, wie es funktioniert.
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Open Source: Zugriff auf innere Werte
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Kurzinfo: Für viele Manager immer noch eher verdächtig als sympathisch - dabei können Open Source-Lösungen ebenso so sicher sein wie jede andere Software. Wesentlich ist: Wer sich an die Spielregeln hält, kann heute immer leistungsfähigere Software-Module für eigene Zwecke nutzen und gleichzeitig die Kosten deutlich reduzieren.
Wenn die Anforderungen eines Unternehmens steigen und es um die Realisierung von größeren Webauftritten mit häufig wechselnden redaktionellen Inhalten geht, ist der Entwicklungsaufwand deutlich gesunken.
Für frischen Wind haben hier vor allem Open Source-Angebote gesorgt: Open Source bedeutet, dass die Programme von internationalen Entwicklergruppen meist in der Freizeit programmiert werden. Die fertigen Programme stehen dann kostenfrei zur Verfügung. Obwohl man es nicht vermuten sollte: Die Ergebnisse können sich in vielen Fällen sehen lassen. Grund dafür ist, dass die Programmierer meist viel Erfahrung aus anderen Projekten mitbringen und sich bei den Open Source- Projekten meist um ganz spezielle Elemente und Module kümmern.
Für die Nutzer solcher Programme besteht der größte Vorteil darin, dass man keine Lizenzkosten zahlen muss. Verboten ist allerdings eine kommerzielle Verwendung der Codes ohne Nennung des Ursprungs.
Das Geschäftsmodell, das sich daraus entwickelt hat, ist zwar ungewohnt, funktioniert aber in einer wachsenden Zahl von Fällen überraschend gut: Statt Geld für die Software-Lizenz auszugeben, investiert man vielmehr in die Anpassung von Funktionen und die Entwicklung des Layouts durch einen technisch versierten Dienstleister.
Die Bandbreite der am Markt verfügbaren Lösungen ist enorm und macht die Auswahl recht schwierig. Letztlich sollte man sich daran orientieren, welche Referenzen bestimmte Projekte und Angebote vorweisen können. Hinzu kommt, dass die verschiedenen Lösungen natürlich auch Vor- und Nachteile haben.
Viele Unternehmen entwickeln daher mittlerweile Publishing-Lösungen auf Basis von Open Source-Software und passen die verwendeten Programme den jeweiligen Anforderungen an. Häufig führt dies zu einer deutlich besseren Qualität und niedrigeren Kosten.
Ein weiteres Beispiel: In Entwicklerkreisen beliebt sind die Open Source-Systeme Nuke und Post-Nuke. Beide Programmpakete bieten die Möglichkeit zum Aufbau größerer Webseiten mit vielen Funktionen. Ihr Download ist kostenfrei, sie müssen allerdings selbst oder durch einen Dienstleister auf einem Webserver installiert und danach angepasst werden.
Nicht ganz so einfach ist es jedoch, tiefer greifende Änderungen vorzunehmen oder zum Beispiel bestimmte Funktionen zu entfernen. Hier braucht man in jedem Falle einen Programmierer, der sich sehr gut mit dem jeweiligen Angebot auskennt. Sollte der Dienstleister in Ihrer Branche oder mit Ihrer Aufgabenstellung noch keine Erfahrung haben, ist zu großer Vorsicht zu raten.
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Open Source-Lizenzprodukte
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Eine Alternative sind gleichfalls auf Basis von Open Source-Programmiersprachen entwickelte Systeme, die jedoch von einer Agentur oder einem Softwareunternehmen ganz allein und ohne Mithilfe einer Entwicklergemeinschaft erstellt wurden.
Hier haben sich in vielen Bereichen modulare Lösungen durchgesetzt, die je nach Anforderung angepasst werden können. Der wesentliche Vorteil liegt darin, dass diese Anbieter ihre Programme sehr genau kennen und bei Anpassungen an spezifische Anforderungen durch Kunden nicht passen müssen.
Wer die Lösungen und Ansätze im Content Management-Bereich vergleichen will und zudem aktuelle Nachrichten über aktuelle Trends rund um das Thema Online-Publishing sucht, findet auf der deutschsprachigen Webseite Contentmanager.de eine sehr gute Übersicht.
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Typo 3: Mächtiger Auftritt
Kurzinfo: Das Content Management-System Typo 3 basiert auf Open Source-Software und kann kostenlos aus dem Netz geladen werden - die Leistungsvielfalt dieses Systems kann dabei durchaus mit Lösungen konkurrieren, für die bisher hohe Lizenzgebühren verlangt wurden. Volkswagen und eine Reihe weiterer Großunternehmen haben sich bereits überzeugen lassen.
Wenn es um den Auftritt eines sehr großen Unternehmens geht oder aber zum Beispiel den Auftritt einer Großstadt mit Hunderten verschiedener Abteilungen, Dienste, Telefonnummern und Ansprechpartner, braucht man ein entsprechend großes Redaktionssystem.
Auch hier kommt eine Lösung aus dem Open Source-Bereich, die in den letzten zwei Jahren aufgrund ihrer Funktionsvielfalt und Qualität für Furore gesorgt hat. Der Name: Typo3. Dieses Programm bietet die technische Basis, um aufwendige und komplexe Strukturen im Web abzubilden. Zur Erstellung kleiner Webauftritte ist dieses Programm eher zu groß dimensioniert.
Die Funktionsvielfalt von Typo 3 ist enorm. Grundprinzip ist die Trennung von Inhalten (Texten, Bildern) und Layout. Mittlerweile gibt es in Deutschland eine ganze Anzahl von Dienstleistern, die bei der Implementierung dieser Lösung helfen. Typo 3 ist auch interessant, weil sich mittlerweile eine Reihe von Großunternehmen für die Nutzung des Systems entschieden haben.
Obwohl das Programm kostenlos ist, sollte man vor einer Entscheidung genau wissen, wozu der Webauftritt letztlich dienen soll. Falls das nicht bis ins Detail klar ist, könnte eine deutlich kleinere Lösung die bessere Wahl sein. Oder aber, mit Hilfe von Typo 3 „nur” eine inhaltsreiche Informationsseite realisieren.
Unabhängig von der eingesetzten Publikationssoftware ist ein schrittweises Vorgehen das wichtigste und entscheidende Prinzip, um ein Software-Projekt erfolgreich umsetzen zu können.
Ein möglicherweise goldener Ratschlag dazu, der für alle Content-Management-Projekte gilt: Wenn alle Anforderungen und Ziele formuliert sind, sollte man nach Wegen suchen, um alles noch einmal deutlich zu vereinfachen und die lange Liste zu reduzieren. Die Streichung von bis zu fünfzig Prozent der Funktionen ist bei einem neu startenden Projekt kein Fehler, sondern ein effektiver Schutz vor späterer Verwirrung aller Beteiligten. Häufig stellt sich nämlich erst im Verlauf eines Projekts heraus, wie komplex manche Bereiche sind und wieviel Zeit die ständige Aktualisierung eines großen Auftritts kostet.
Viele Unternehmen glauben immer noch, dass die einzelnen Blöcke, aus denen eine Webseite besteht, nur abgehakt werden müssen. Dass das nicht so ist, stellt sich dann meist im Projekt selbst heraus und führt zu Verzögerungen, Kosten und viel Ärger. Also: Keep it small.
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© AM | Corporate & Creative , 2005. |
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